Analista de Comex ou Garoto de Recados? A Importância do Follow Up

O Follow Up é uma atividade valiosa para o processo de vendas, e por outro lado, se tornou decisivo para produtividade dos setores do Comércio Exterior

O Follow Up é uma das atividades mais comuns dos profissionais de vendas, e também, uma das mais penosas. Entretanto, muitos vendedores, representantes ou prospectores ainda não assimilaram a dinâmica do Follow Up e acabam perdendo grandes oportunidades ao desenvolver essa etapa com baixa ou nenhuma qualidade. Por isso, é imprescindível nos dias atuais, nos quais as transações e troca de informações acontecem freneticamente, manter seus clientes atualizados constantemente.

Porém, ao passar dos anos, as expectativas dos compradores aumentaram, e inovar e melhorar continuamente seu serviço se tornou fundamental, e certamente, essa melhora se correlaciona com a possibilidade de o cliente acompanhar o pedido de vendas em todas as etapas do processo. Afinal, se o pedido for interrompido em um ponto no processo de atendimento, o cliente desejará saber.

Sendo assim, o serviço de atendimento ao cliente que você oferece pode ser uma das ferramentas mais poderosas que sua empresa pode utilizar. Porém, não importa se seu produto é inovador ou totalmente discreto, a relação que estabelece com seu cliente pode ser determinante para impulsionar seu negócio para cima ou para baixo. No entanto, garantir que seus acompanhamentos sejam consistentes e eficazes é uma ciência, e envolve a superação de desafios inerentes ao suporte ao cliente.

COMO O FOLLOW UP SE APLICOU AO COMÉRCIO EXTERIOR?

Inicialmente, a atividade do Follow Up se referia ao acompanhamento dos leads até posteriormente evoluir para clientes. Logo após, essa prática também englobou a função de manter os clientes devidamente atualizados a respeito do progresso das etapas que envolviam o produto adquirido. Dessa forma, a demanda do nível de exigência do público cresceu, e com isso, o consumidor busca receber informações cada vez mais rápidas e detalhadas.

Porém, essa mudança de cenário na relação cliente/fornecedor não se restringiu apenas ao varejo, mas se estendeu a outros setores, e consequentemente, a demanda de informações chegou às trades, despachantes aduaneiros, importadores e exportadores em geral. Afinal, sem rastrear o andamento do pedido, os compradores não possuem meios de saber que seu produto chegará em sua porta, causando ansiedade e preocupação e consequentemente diminuindo o número fidelização de clientes.

Por isso, ao importar um contêiner por meio de uma Trade por exemplo, o cliente busca respostas a respeito do andamento da liberação e aprovação de documentos, etapas fiscais, andamento da carga, quando terá saída, quando será a chegada, número de pedido, eventuais atrasos, ou seja, tudo que se relaciona ao seu pedido. Entretanto, o contraste entre a necessidade de quem importa ou exporta e a disponibilidade de quem realiza os atendimentos pode se tornar complicada, sobrecarregando operadores, que nem sempre conseguem transmitir as informações com qualidade, e consequentemente ocasionando um mal atendimento as necessidades do cliente.

A TRANSIÇÃO DE UM GAROTO DE RECADOS PARA UM ANALISTA DE COMÉRCIO EXTERIOR

A princípio, as operações de exportação e importação ocorriam, e a coleta de informações acontecia basicamente de forma “manual”, exigindo uma constante atenção e esforço dos analistas e operadores para estarem atualizados e mantendo o decorrer de cada etapa do processo. No entanto, essa função vem sendo sobrecarregada devido à necessidade não somente de estar informado, mas de também informar o seu cliente a respeito do andamento do pedido. Desse modo, o papel do analista em empresas operantes no comércio exterior tem hoje muito tempo ocupado pelo atendimento constante de clientes, simplesmente para informar sobre os processos de cada um.

Em vista disso, a Narwal Sistemas surge no mercado para suprir essa demanda através da tecnologia. Pois, anteriormente a solução tecnológica já vem sido empregada para resolver o mesmo gargalo no comércio varejista e no e-commerce, através de sistemas integrados que apresentam o rastreio de carga desde o fechamento da compra.

Através do Sistema Narwal é possível saber todas as informações e andamento das operações em tempo real de forma centralizada, assim, aliviando parcialmente a atividade dos analistas e operadores. Certo, mas de que forma a tecnologia pode realmente otimizar o tempo dos operadores?

A resposta para isso veio primeiramente com a criação do Portal do Cliente, área integrada ao sistema que possibilita ao cliente a visualização de todas as informações pertinentes ao pedido. Assim, o cliente não precisa entrar em contato constantemente com o analista da trading de sua operação para acompanhar sua carga, mas pode a qualquer momento acessar o Portal e obter a informação que busca. Sendo assim, essa ferramenta reduz muito a ocupação do tempo dos operadores, já que com o sistema, não precisam operar como “garoto de recado”, e por outro lado, podem realmente focar suas atividades em melhorar suas estratégias e operações.

FOLLOW UP DO FUTURO: INTEGRAÇÃO COM WHATSAPP

Pessoa solicitando Follow-Up por WhatsApp enquanto dirige.
Integração entre Sistema de Comércio Exterior e WhatsApp promete revolucionar o acompanhamento de operações

Essa ferramenta tecnológica pode ser encarada como carro-chefe de uma nova era para os setores operantes no Comércio Exterior, porém, a Narwal inovou ao facilitar ainda mais a disponibilidade de informações para os clientes. Utilizando inteligência artificial, a nova funcionalidade oferecida traz integração entre o sistema e o WhatsApp.

Com ela, o cliente poderá a qualquer momento solicitar informações como o Status da operação, custos, Numerários, fechamentos financeiros, notas fiscais, invoices, entre outras informações. Dessa maneira, o tempo dos operadores e analistas são otimizados em mais de 70%, assim, permitindo uma melhor performance, e por outro lado, ampliando a satisfação dos clientes.

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