Fatura comercial: guia completo para empresas

O que é uma Fatura Comercial? Tire todas as dúvidas no blog Narwal

Ao contrário do que as pessoas pensam, a fatura comercial vai além da simples descrição dos produtos e preços nas transações internacionais.

Na realidade, este documento é responsável por facilitar o comércio internacional por meio da garantia da transparência e conformidade legal deles. 

Mas quais dados precisam ser considerados nesta documentação? E como emitir uma fatura?

Responderemos todas essas dúvidas e outras que podem aparecer neste conteúdo.

Portanto, continue a leitura e aproveite!

O que é uma Fatura Comercial?

Fatura Comercial é um documento que contém as informações de uma transação comercial entre duas ou mais partes distintas. Normalmente, ela é utilizada em operações internacionais e funciona como um registro detalhado dos produtos e serviços fornecidos.

Também conhecido como commercial invoice, esse documento serve como uma facilitação e registro de transações comerciais para proporcionar uma base para contabilidade, controle financeiro e conformidade com obrigações legais e fiscais.

Por exemplo, vamos supor que uma empresa brasileira exporta produtos para uma empresa nos Estados Unidos.

Neste caso, é necessário emitir a fatura com informações específicas sobre a transação e atender os requisitos regulatórios dos países envolvidos.

Portanto, o commercial invoice é a documentação que une todos os detalhes de uma operação comercial em questão.

Quais dados constam na Fatura Comercial?

Conforme o Decreto nº 6.759, conhecido como Regulamento Aduaneiro, a fatura comercial deve conter:

  • nome e endereço completo do exportador e importador.
  • especificação das mercadorias em português ou idioma oficial do Acordo Geral sobre Tarifas e Comércio (GATT), ou com tradução em língua portuguesa, se em outro idioma;
  • marca, numeração e, se existir, número de referência dos volumes;
  • quantidade e espécie dos volumes;
  • peso bruto e peso líquido dos volumes;
  • país onde a mercadoria foi produzida e adquirida.
  • preço unitário e total de cada tipo de mercadoria, com detalhes sobre reduções e descontos, se aplicáveis;
  • custo de transporte;
  • condições e moeda de pagamento;
  • termo da condição de venda.

É importante que todas as informações contidas neste documento estejam corretas e detalhadas, pois ele desempenha um papel crucial na conformidade com as regulamentações aduaneiras e no processo comercial como um todo.

Explicaremos melhor a importância deste documento no tópico a seguir!

Importância e benefícios da Fatura Comercial

Fatura comercial: guia completo para empresas

A fatura comercial é um dos principais documentos de exportação e importação que tem suma importância em transações comerciais internacionais.

As principais importâncias e benefícios incluem:

1. Facilitação do desembaraço aduaneiro

A invoice é fundamental para a facilitação do desembaraço aduaneiro em transações internacionais. 

Isso porque ela fornece às autoridades aduaneiras as informações necessárias sobre as mercadorias, preços e países de origem. 

Dessa forma, fica mais fácil classificar as cargas corretamente e aplicar as regulamentações alfandegárias, o que agiliza todo o processo que é feito nas fronteiras.

2. Controle financeiro

Um dos pilares mais importantes para a estabilidade das empresas é o controle financeiro. Dentro dessa área, a invoice é uma ferramenta essencial, porque ela oferece uma visão ampla e detalhada de todas as transações.

Ou seja, as empresas conseguem gerenciar as contas a receber e pagar de maneira mais eficaz por meio dela.

E tem mais, ao documentar os termos de pagamento, preços e condições comerciais, a fatura contribui para uma gestão financeira mais precisa e transparente.

3. Proteção contra disputas

Por se tratar de um documento formal, a fatura é importante para funcionar como um registro legal da transação, o que proporciona uma proteção contra disputas entre exportadores e importadores.

Então, se aparecer alguma situação de desacordo entre as partes envolvidas, essa documentação serve como uma base sólida para resolução de conflitos, já que estabelece de maneira clara e inequívoca os termos e condições acordados.

Dessa forma, a invoice oferece segurança jurídica e auxilia na preservação das relações comerciais entre partes distintas.

4. Precisão nas informações

Neste mesmo sentido de proteger contra disputas, a fatura também é crucial para evitar complicações durante o processo de importação e exportação.

Detalhes exatos sobre produtos, quantidades, preços e termos comerciais garantem conformidade com as regulamentações e evitam problemas relacionados a erros ou omissões.

5. Registro de transações

Por fim, outro benefício da fatura é que ela funciona como um registro histórico de todas as operações comerciais.

No final das contas, esse registro é valioso para auditorias, o que possibilita que as empresas revisem as próprias atividades, demonstrem conformidade com as legislações e forneçam comprovações documentais, quando for preciso.

Fatura Comercial e Fatura Pro Forma: qual a diferença entre elas

A principal diferença entre a Fatura Comercial e a Fatura Pro Forma é o seu status legal e o momento em que são emitidas durante uma transação comercial. 

Na medida em que a Commercial Invoice é um documento legal e vinculativo, emitido depois do fechamento de uma operação comercial, a Fatura Pro Forma é uma estimativa não vinculativa, emitida antes do fechamento da transação em questão.

Sendo assim, a Invoice faz parte dos documentos finais requisitados para o despacho aduaneiro, como Conhecimento de Embarque e Packing List

Como emitir uma Fatura?

Fatura comercial: o que é, importância e como emitir

É preciso seguir alguns passos para garantir que a documentação esteja correta, legal e conforme os requisitos fiscais. 

Aqui estão os passos gerais para emitir uma fatura:

  • preencher informações básicas do importador e exportador;
  • descrição dos produtos ou serviços comercializados;
  • informar condições de pagamento acordadas;
  • especificar os termos de entrega;
  • incluir informações fiscais;
  • atribuir um número único à fatura;
  • indicar a data de emissão;
  • adicionar os termos e condições acordadas entre as partes;
  • assinar a fatura, se aplicável;
  • enviar a fatura ao comprador, junto com outras documentações relacionadas.

No primeiro momento, pode parecer complicado. Mas se quiser simplificar esse processo, conte com a Narwal Sistemas!

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Conclusão

Dito isso, a Fatura Comercial é um documento vital no contexto do comércio exterior, porque desempenha diversos papéis que vão desde o registro detalhado das informações comerciais até a facilitação do desembaraço aduaneiro.

Basicamente, a importância desta documentação é que ela é capaz de oferecer transparência, conformidade legal, controle financeiro e ainda servir como base sólida para resolução de conflitos que possam aparecer.

Se todas as etapas de emissão forem seguidas corretamente, as empresas podem usar esse documento como um instrumento para otimizar operações, reduzir riscos e fortalecer relações comerciais com outras empresas.
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